Sobre impagos y por qué es mejor prevenir que curar

Para los autónomos sin gestor, enero es sinónimo de contabilidad. Principalmente, por la obligación de presentar los formularios correspondientes al último trimestre del ejercicio y los resúmenes anuales. Si contratamos a un gestor, nos libramos de algunos quebraderos de cabeza y, sobre todo, nos ahorramos horas de números y cálculos, pero eso no debería eximirnos de hacer balance de las prestaciones y clientes que han protagonizado el año.

Pues bien, en el marco de dicha retrospectiva contable, resulta que 2014 ha sido el primer año en que he tenido un impago. Cuidado, no es el primer año en que cuesta que algunos clientes paguen y tengo que insistir, sino que es la primera vez que doy un importe por perdido. Y eso me lleva a las preguntas: ¿Cómo he llegado hasta aquí? ¿Cómo puedo evitar casos semejantes en el futuro? ¿Hay alguna forma de recuperar el dinero? Cada pregunta tiene varias respuestas, para nada sencillas, pero vamos a intentarlo.

¿Cómo se llega a un impago?

La teoría del impago es muy sencilla. Tú realizas una prestación, envías tu factura al cliente y este no paga en el plazo previsto. Ante tal situación, lo normal es que nos pongamos en contacto con el cliente para «recordarle amablemente» que hay una factura pendiente. Si realmente ha sido un descuido (que no debería producirse, pero en fin, todos somos humanos), lo más seguro es que abone el importe rápidamente.

ContabilidadAhora bien, si no da señales de vida, presenta excusas o promete pagos dentro de tres meses, vamos por mal camino. Una empresa que quiebra o entra en concurso de acreedores, cambios de personal, falta de liquidez, facturas que se extravían por razones paranormales, incluso fallecimiento de la persona responsable (caso extremo, sí, pero me consta que ha ocurrido), o simplemente mucha cara dura, son solo algunas de las razones por las que podemos padecer un impago.

¿Cómo puedo evitar que se repita esta situación en el futuro?

Si bien es cierto que no existen fórmulas mágicas para asegurar el pago, para mí hay dos factores clave a la hora de evitar impagos: disponer de la orden de compra o documentos análogos y contrastar la fiabilidad de los clientes.

Si trabajamos para agencias, lo habitual es que junto con el encargo en cuestión, nos envíen la orden de compra o PO (Purchase Order). ¿Y qué es la PO? Básicamente, la confirmación del encargo donde se detallan las particularidades del mismo: tipo de prestación, idiomas, recuento, tarifa, importe total, fecha de entrega, materiales que se aportan, especificaciones de pago, entre otros, además de los datos del emisor y del receptor (agencia y traductor o intérprete).

Este documento es el contrato que celebramos y nos sirve de prueba para reclamar el pago. Sin embargo, la ley española establece que los contratos no tienen por qué ser por escrito y admite la forma oral. Es decir, que si una agencia nos llama para asignarnos un proyecto y accedemos, ya hemos perfeccionado el contrato. Pero claro, salvo que grabemos la llamada, lo cual no es fácil y puede atentar contra la privacidad de las personas, nos resultará mucho más complicado demostrar la existencia del contrato.

Por tanto, mi consejo es pedir siempre la orden de compra o un documento similar. Puede que los clientes directos no estén habituados a emitir POs, y menos para traductores, pero nada impide que se la enviemos nosotros mismos en un correo electrónico, o que le pidamos firmar y escanear el presupuesto. En su defecto, debemos asegurarnos de guardar los mensajes donde se especifica que la empresa nos asigna tal proyecto, por tal tarifa y con tales condiciones.

El segundo factor es la fiabilidad del cliente. Probablemente sea más fácil comprobar la de agencias porque disponemos de varios medios:

  • Hacer consultas en listas de correo electrónico, tanto del sector como de asociaciones profesionales. Para los de alemán, recomiendo encarecidamente la lista Zahlungspraxis.proz
  • Consultar el Blue Board de ProZ.com. Os guste o no el portal, hay que reconocer que este apartado, donde los profesionales ponen nota a los proveedores, es de gran utilidad. Aunque puede que no siempre concuerden los comentarios con nuestra experiencias con una agencia, nos puede servir de orientación.
  • Grupos específicos en Facebook y LinkedIn. En ambas plataformas hay grupos dedicados a denunciar la mala praxis de agencias y también se pueden pedir referencias. En Facebook existe el grupo Lista negra de agencias de traducción y en LinkedIn, Unacceptable Translation Rates Naming & Shaming Group. Probablemente haya más.
  • Hacer una búsqueda en Internet. Si no logramos encontrar a la agencia en cuestión por una de estas vías, puede que san Google nos eche una mano y encontremos a alguien que le dedique unas palabras en otros medios.

¿Y con los clientes directos? En este caso, de poco sirven las vías anteriores, pero no está todo perdido:

  • Pedir el pago o una fracción por anticipado. Especialmente recomendable con particulares. Entregarle una traducción a alguien que desconocemos completamente y esperar que nos pague significa confiar al 100 % en la buena fe de las personas. Probablemente la mayoría sean personas honestas, pero no tenemos garantías. Es lícito, pues, solicitar el pago por anticipado o al menos, parte del mismo como paga y señal. Aunque parezca extraño, muchos clientes lo entienden. Personalmente, pido el pago anticipado cuando colaboro por primera vez con un cliente directo nuevo y le explico por qué lo hago, y que en futuras colaboraciones no será necesario.
  • De nuevo, buscar referencias en Internet.
  • Desde hace relativamente poco, los particulares y autónomos pueden acceder a listas de morosos. Existen varias empresas que nos ofrecen este servicio en línea, pero como todo, tiene un coste. Además, los resultados no son inmediatos, sino que con frecuencia hay que enviar una consulta y luego esperar los resultados, y nos piden el N.I.F. de las empresas o personas físicas que deseemos buscar. En mi opinión, sería el último recurso en casos de extrema necesidad.

¿Cómo puedo recuperar mi dinero?

Hay dos vías de recuperar el dinero: por las buenas y por las malas. Mi consejo es intentarlo siempre por las buenas. ¿Cómo? Pues en el momento en que vemos que un cliente no paga, debemos recordárselo. Lo más habitual es enviarle un correo electrónico indicando que se ha sobrepasado el plazo de pago y pedirle que realice la transferencia pertinente. Si no funciona, el teléfono es otra vía bastante efectiva, sobre todo porque el cliente probablemente no se espere que le llamemos y le cojamos desprevenido. Sin embargo, la conversación por teléfono puede ser más incómoda que el correo. Aunque nunca lo he hecho, conozco a traductores que han llegado a personarse en la oficina del cliente para reclamar el pago. Seguramente esta sea la vía más incómoda, pero cada uno es libre de proceder como guste.

Si por correo electrónico o teléfono las perspectivas de cobro no mejoran, mi consejo: sacad a colación vuestro «abogado». Funciona en el 80 % de los casos, aunque no tengamos intención real de inmiscuir a abogado alguno:

Tono suave: «Si no podemos solucionar este desacuerdo en los próximos días, tendré que notificárselo a mi abogado y que se ponga en contacto con usted.»

Tono no tan suave: «Dado que parece no tener intención de proceder a pagar la cuantía que me debe por la vía pacífica, el próximo mensaje que recibirá será de mi abogado, probablemente en un tono menos cordial y con menos paciencia.»

Finalmente, si ninguna opción funciona, existen dos vías legales: el proceso monitorio europeo y el proceso de escasa cuantía, tanto a nivel europeo como nacional. Ventajas: nos permiten emitir un requerimiento de pago sin necesidad de abogado ni procurador, por lo que supone un ahorro importante de costes, PERO (y este pero es muy importante), en caso de oposición de la contraparte SÍ necesitaremos a ambos. También en el caso de que en el proceso de escasa cuantía, el importe sea superior a 6.000 €.

Y ahora la pregunta, después de este monólogo: ¿me he aplicado el cuento? Pues sí y no. Sí porque en realidad estuve a punto de padecer tres impagos en lugar de uno y con los otros dos, pude recuperar los importes (300 y 500 EUR aprox. en cada caso). Me costó unos cuantos correos, dos llamadas y una mención de abogados. Funcionó. En el tercer caso, fue un cliente que me llegó a través de un compañero, el importe total no alcanza los 100 EUR, y en vista del impago, y a pesar de haber facturado al cliente y no al compañero, este se ofreció a abonarme la factura, pero por la buena relación que hemos tenido hasta ahora, no me pareció adecuado. Tirarlo por la vía legal sinceramente, no merece la pena. ¿Rabia e impotencia? Pues claro, para qué voy a mentir. Pero al final los daños han sido mínimos y no voy a seguir trabajando para este cliente.

Como autónomos debemos ser libres de decir cuándo queremos trabajar gratuitamente y cuándo no, no es una decisión a discreción del cliente, y si no nos defendemos nosotros mismos, nadie va a hacerlo, así que hay que ser conscientes de las herramientas a nuestro alcance y saber utilizarlas con destreza para que se nos respete como profesionales. 

 

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